Apesar de existir acesso por web, a forma de utilização mais simples é através da aplicação zoom. O download da aplicação é feito a partir da página de download da plataforma zoom.

Sempre que a aplicação é lançada, selecionar a opção "Sign in" (por oposição à opção que permite juntar-se a uma reunião). Em seguida selecionar o botão "Sign in with SSO" e indicar o domínio videoconf-colibri(.zoom.us). Nos passos seguintes ir preenchendo a informação necessária, nomeadamente selecionar a Universidade de Lisboa, a Faculdade de Ciências e concluir com a autenticação na página de Ciências.

Atenção: Face à crescente procura do serviço, neste momento, pede-se uma maior atenção e moderação na sua autenticação. Caso seja moderador, deverá autenticar-se antes da reunião de forma a garantir que a sua sessão de trabalho é superior aos 40mins. Se for apenas um participante, deverá aceder ao link facultado pelo moderador.

Agendamento de Aulas

O agendamento de aulas/reuniões é realizado pelo docente/investigador na aplicação utilizando a opção "Agendar" (Schedule).

Opções relevantes no agendamento

Algumas das opções seguintes poderão estar escondidas num botão ou link "Opções Avançadas"

• Data e duração da reunião
• Não solicitar senha da reunião
• Desligar o vídeo dos participantes: importante para reuniões (aulas) com muitos alunos para evitar a proliferação de imagens em simultâneo.
• Manter o aúdio por telefone ou computador, embora a utilização esperada seja por computador (o telefone utiliza números de valor acrescentado)
• Ativar a opção "Habilitar a entrada antes do anfitrião" para permitir que os alunos aguardem pela aula antes do docente se ligar
• Ativar a opção "Desactivar o som dos participantes após a entrada" para evitar ruído de muitos alunos em simultâneo no início da aula

Após a submissão do formulário, é apresentada uma nova janela que confirma o agendamento e um e-mail pré-preenchido com instruções de entrada. Para além de outras informações, a indicação relevante nesta página é "Incluir URL" onde é apresentado o endereço que os alunos deverão seguir à hora especificada para aceder à sala. O URL é da forma https://videoconf-colibri.zoom.us/j/NNNNNNNNN onde NNNNNNNNN é o número de sala e será diferente para cada reunião agendada. A opção "Copiar o convite" faz o copy de um texto com instruções detalhadas que poderá ser colado num e-mail ou post para divulgação junto dos alunos. É responsabilidade do docente fazer chegar este URL aos alunos, sem o qual não lhes será possível aceder à aula.

Gestão de Aulas

Quando o docente pretender iniciar a reunião, escolhe o botão "Reuniões" na aplicação e a opção que dá início à reunião agendada. Abre-se uma nova janela para a gestão da reunião onde já deverá ser visível a imagem produzida pela sua webcam.

Deslocando o rato sobre a janela surge um conjunto de opções que permitem fazer a gestão da sala. As 3 opções mais relevantes são:

Gestão de participantes

Abre uma outra janela, onde se pode ligar/desligar o microfone e câmara de outros participantes e ver se algum participante "levantou a mão", forma silenciosa de indicar que se pretende intervir. Esta opção é útil para gerir as intervenções dos alunos, podendo por exemplo abrir-se-lhe o microfone para que ele possa colocar a questão oralmente. Os alunos levantam a mão também nesta opção.

Partilha do ecrã

Que permite selecionar uma outra janela do computador do docente para ser apresentada a todos os participantes. Útil para apresentações de slides.

Para apresentar os slides, é conveniente abrir previamente a aplicação que será utilizada para fazer a apresentação (powerpoint, acrobat reader, etc.). Quando primido o botão de partilha de janela, é apresentada a lista de janelas abertas no computador para que o docente selecione aquela que pretende partilhar com os alunos.

Sala de chat (bate-papo)

Mecanismo alternativo de diálogo, possibilitando conversas por mensagem em paralelo com alguns ou todos os participantes e que pode também ser usado como forma de os alunos colocarem questões para que o docente responda por escrito ou oralmente.

Sala de espera

Quando a sala de espera está ativa é necessário ir manualmente autorizar os participantes que podem entrar na videoconferência. A passagem para a sala de espera pode ser condicionada:

• a toda a gente
• apenas a quem não está autenticado.

Quem lança o Zoom e faz login está autenticado e como tal entra diretamente para a sala, mas quem se limita a seguir o link não está autenticado e fica na sala de espera.

Verifique aqui informação completa sobre a sala de espera. 

A ativação/desativação da sala de espera para as reuniões é feita no perfil do utilizador

Gestão Partilhada de Sessões

A opção "Alternative Hosts", disponível durante o agendamento (dentro da secção "Options") permite que a sessão seja iniciada e gerida por mais de um utilizador. No espaço "Alternative Hosts" devem ser colocados os endereços (da forma login@ciencias.ulisboa.pt) de todos os potenciais gestores. Esta opção é útil para sessões agendadas por terceiros ou em que se quer garantir que pelo menos um dos organizadores estará presente. Exemplos são sessões públicas como workshops, provas académicas ou apresentações públicas de projetos.

Chama-se a atenção que os endereços a colocar na lista deverão ser aqueles com que os gestores da sessão se autenticarão e que o zoom conhece todos os endereços de Ciências como @ciencias.ulisboa.pt e não @fc.ul.pt.

Participação na Aula pelos Alunos

Para participar na aula os alunos não necessitam de fazer login, apenas aceder ao link que lhes foi disponibilizado pelo docente. Seguindo o link ser-lhes-à pedido que instalem a aplicação. Os alunos que tiverem a aplicação já instalada podem lançar a aplicação, selecionar a opção de juntar-se a uma reunião e colocar o número da sala.

Aulas em Sala com o Docente Remoto

O Zoom pode ser usado para aulas com os alunos em sala e o docente à distância, embora a experiência não seja comparável com a lecionação presencial. Para tal, bastará ligar um portátil ao projetor. Dependendo da dimensão da sala e do número de alunos poderá ser necessário ligar um microfone e umas colunas ao portátil. Para apoio neste cenário, contactar o endereço videoconferencia@ciencias.ulisboa.pt.

Educast

Se pretende apenas gravar um conteúdo programático, poderá fazê-lo através do educast.fccn.pt <http://educast.fccn.pt>, no conforto do seu gabinete e/ou de sua casa. Esta ferramenta permite-lhe gravar conteúdos através do seu próprio computador e disponibilizar online, no Educast.

Caso vá moderar uma reunião, aceder: https://educast.fccn.pt/vod/clips/281e4agixv/streaming.html?locale=pt

(Página com vídeos de instruções de utilização)

Sala de videoconferência