Ciências disponibiliza 3 alternativas para a difusão de mensagens por grupos de utilizadores. As alternativas têm propósitos e aplicações distintas, resumidas na tabela seguinte:

Grupos Automáticos

Os grupos automáticos têm uma estrutura predefinida que modela a organização interna de Ciências. A filiação é revista diariamente por consulta às bases de dados centrais de Ciências e não pode ser alterada. Estes grupos integram com um conjunto de outras ferramentas, implementando políticas de controlo de acesso a serviços. Para além da sua aplicação como listas de distribuição, a integração com o cirrus e o documenta permite também uma forma ágil de definir grupos de acesso a documentos nestes serviços. Exemplos são a partilha de documentos entre unidades de serviço, departamentos, docentes ou alunos de cursos, etc. O modelo integral bem como as suas aplicações e regras está disponível no documento Modelação Funcional de Ciências em Grupos (acessível da rede de Ciências ou por VPN).

Cada utilizador pode verificar a lista de grupos a que pertence na página de entrada do Portal de Ciências após autenticação. Os problemas com a filiação (utilizadores que detetem pertencer indevidamente ou não pertencer a um grupo no qual deviam estar inseridos) resultarão de problemas de incoerência entre as diferentes bases de dados utilizadas. Deverão ser reportados à Direção de Serviços Informáticos que se encarregará de encaminhar a responsabilidade da correção para o serviço adequado.

Grupos Ad Hoc

Os grupos ad hoc são concretizados pela mesma tecnologia utilizada pelos grupos automáticos mas residem num espaço onde foi dada permissão de gestão aos utilizadores, que podem assim criar grupos de acordo com os critérios que entenderem. São geridos a partir do Portal de Ciências e apresentam as mesmas características e benefícios dos grupos automáticos, nomeadamente a utilização como listas de distribuição e o controlo de acesso a ficheiros e sites no documenta e cirrus. Todos os grupos têm um prefixo determinado pela unidade orgânica do gestor (por exemplo DSI_) mas podem agregar qualquer endereço de Ciências (@ciencias.ulisboa.pt e @alunos.ciencias.ulisboa.pt). A gestão da filiação é realizada exclusivamente pelo gestor através de uma página própria, acessível no Portal de Ciências após autenticação em Suporte Informático -> Gestão de Grupos. Os grupos a que um utilizador pertence são listados no fundo da página de entrada do portal após autenticação.

Listas

O serviço clássico de listas de e-mail, com assinaturas específicas nas mensagens, identificação das mensagens como tendo sido enviadas por uma lista, etc. está disponível no site Mailing Lists Ciências. Este serviço não tem relação com os anteriores, podendo estar subscritos endereços de correio eletrónico externos. É adequado para cenários como gestão de conferências, projetos, etc. em que participem utilizadores externos. O serviço foi montado de forma a permitir a sua utilização sem intervenção da DSI, sendo o utilizador o responsável pelo pedido de criação da lista, definição ou alteração das políticas de subscrição, gestão de subscrições, moderação, etc.

Chama-se a atenção para a necessidade de utilização deste serviço de forma responsável, uma vez que utilizações indevidas poderão colocar os servidores de correio eletrónico de Ciências em listas negras, prejudicando a entrega do correio eletrónico de todos os utilizadores. A DSI reserva-se o direito de bloquear o acesso ao serviço caso venham a ser detetadas utilizações incorretas que prejudiquem o normal funcionamento do correio eletrónico em Ciências.