Gestão de Projetos

Gestão de projetos: Conceito e funcionamento na Fundação da FCUL

Os seguintes conceitos gerais são da maior importância para se entender a informação disponibilizada pelos vários universos de financiamento à I&D, tanto em termos nacionais como internacionais: bem como a forma de procedimentos da Fundação da FCUL.

Gestor de Projeto

Cada projeto tem um gestor de projeto designado pela Fundação que assiste o investigador responsável em todas as fases de natureza administrativa, contratual e financeira, bem como na interação com o contratante.

Durante as fases de submissão de candidaturas, é do interesse de todos manter o coordenador do núcleo respetivo informado da intenção de submissão e da efetiva submissão de candidaturas - pois nem sempre as intenções se podem concretizar - independentemente de toda a submissão poder ser realizada pelo investigador. A Fundação precisa frequentemente de produzir dados estatísticos ou participar em reuniões com entidades financiadoras, e é fundamental ter bem identificadas as iniciativas dos investigadores.

A Fundação implementa sempre que possível uma política de solidariedade que viabiliza a execução de projetos mesmo antes da respetiva receita ter sido recebida, o que é de particular importância para a contratação de recursos humanos e respeito pelos calendários contratuais. Todavia, esta política de solidariedade pode ter limites impostos pela situação geral de tesouraria da Fundação e pelo ambiente financeiro geral do país.

Na maior parte dos casos, são os secretariados das unidades de investigação que mais interagem com a Fundação, conhecendo adequadamente os formulários e os procedimentos e as respetivas alterações. De um modo geral, através dos secretariados ganha-se tempo pois minimizam-se os erros. De qualquer modo, a Fundação pratica uma política de "portas abertas" em relação a todos os investigadores e está sempre disponível para entender problemas específicos e aconselhar sobre o melhor procedimento.

Apesar da grande autonomia que gozam os núcleos operacionais da Fundação em relação aos assuntos correntes, nenhum investigador deve esquecer que:

  • os núcleos atuam de acordo com as instruções do Conselho de Administração da Fundação que pode decidir restringir ou flexibilizar certos procedimentos, de acordo com as circunstâncias;

  • a Fundação está sujeita a um escrutínio fortíssimo decorrente de auditorias internas e externas quase constantes, e é obrigada a respeitar inúmeros procedimentos formais impostos pela lei geral ou, simplesmente, pelas boas práticas de gestão.

Subsídios e Serviços

As modalidade de financiamento à investigação são distintas, consoante se trate de:

Subsídios

O subsídio é uma forma de apoio monetário, concedida por uma entidade (entidade financiadora), no sentido de fomentar o desenvolvimento de uma determinada atividade de I&D. O subsídio é justificado perante a entidade financiadora mediante a apresentação das despesas previamente executadas durante a vigência de um projeto.

A elegibilidade das despesas é determinada pelas (1) regras definidas pela entidade financiadora e (2) pelo contrato de financiamento do projeto específico. Em muitos casos a entidade que subsidia impõe um autofinanciamento, que deve quase sempre ser demonstrado através de documentos validados contabilisticamente.

  • Exemplos: programas da FCT, QREN, FP7.

Prestação de serviços

São consideradas Prestações de Serviço todas as atividades de I&D em que uma das partes se obriga a fornecer à outra (entidade financiadora, pública ou privada), o resultado do seu trabalho intelectual. Esta relação comercial é regulada através de um contrato. Normalmente os pagamentos são efetuados de acordo com os resultados previstos no programa de trabalhos. Não existe análise contabilística da atividade, mas apenas uma avaliação dos resultados, sejam eles documentos, sistemas materiais ou serviços prestados.

  • Exemplos: contratos empresariais, agências e organização internacionais intergovernamentais.

Cofinanciamento

Parte da despesa elegível financiada diretamente pela entidade beneficiária, mesmo que associada a outros financiamentos obtidos independentemente de outras fontes de financiamento.

Custos diretos e indiretos

Custos diretos: Custos elegíveis em que é necessário incorrer para garantir a execução de determinado projeto, de acordo com as regras contabilísticas e normas internas do beneficiário.

Custos indiretos (ou overheads): Custos elegíveis, transversais à totalidade da atividade da entidade beneficiária, e que não podem ser explicitamente calculados para cada projeto em concreto, sendo antes calculados globalmente e imputados através de uma dada chave de imputação.

Overheads

Quase todos os programas de financiamento à I&D financiam custos administrativos e de utilização das infraestruturas científicas das entidades de gestão e de acolhimento, tais como água, eletricidade, gás, segurança, manutenção de edifícios e laboratórios, salários dos técnicos envolvidos na gestão, etc. Esses custos são referidos como Gastos Gerais ou Overheads.

A Fundação, como entidade gestora de projetos, tem custos administrativos efetivos (Recursos Humanos / Aquisição de Bens e Serviços / Equipamento) decorrentes da gestão de todos os seus contratos, seja qual for a sua natureza e fonte de financiamento.

A Fundação incorpora ainda os gastos gerais da Faculdade de Ciências (que neste contexto é uma entidade de acolhimento) justificados e enquadrados no relacionamento entre a Fundação e a Faculdade. Estes valores coletados pela Fundação são transferidos para a Faculdade.

Cada programa de financiamento tem as suas regras próprias em relação aos gastos gerais - os valores seguintes podem ser alterados por decisão do Conselho de Administração:

  • Universo financiado pela FCT (projetos de I&D, projetos estratégicos das Unidades de I&D) - os gastos gerais não podem exceder 20% da totalidade das despesas diretas realizadas e consideradas elegíveis pela FCT, após validação;

  • Projetos Internacionais – 20% sobre a Execução;

  • Contratos de Prestação de Serviços – não superior a 12% sobre o valor contratual, sem IVA;

  • Conferências, Cursos e Workshops - 12% sobre qualquer receita

  • Prémios - isenção

A Fundação procurará tendencialmente implementar políticas de definição da taxa de overheads  no sentido de favorecer projetos mais integrados e que mobilizem equipas de maior dimensão, consequentemente mais interessantes do ponto de vista financeiro, tais como projetos internacionais ou serviços de I&D.

Contratos

Quer no âmbito de subsídios quer no caso de Prestações de serviços, a relação entre as partes é regulada por contratos, nos quais se formaliza a concessão da comparticipação financeira aprovada para uma operação. Um contrato toma a forma de um acordo escrito entre a entidade financiadora e a entidade beneficiária, com a definição dos direitos e obrigações das partes, e as condições de concessão do financiamento.

  • No caso dos subsídios, a forma e conteúdo são definidos pela respetiva entidade financiadora.

  • No caso da prestação de serviços não existem, geralmente, formatos pré-definidos.

Documentos elegíveis

Apenas podem ser reembolsados documentos contabilisticamente aceites. Por estes, entende-se uma fatura acompanhada de recibo ou comprovativo de pagamento, uma Venda a Dinheiro ou uma Fatura-Recibo

  • Por exemplo, no caso da FFCUL, os documentos devem ser emitidos em nome da Fundação da FCUL, com o número de contribuinte 503 183 504.

Entidades

Entidade financiadora:  instituição que gere o Programa através do qual o projeto vai ser financiado.

Entidade promotora: entidade, pública ou privada, que solicita e obtém financiamento com vista à execução de um projeto específico. Pode-se representar apenas a si própria ou atuar em nome de um consórcio de entidades participantes ou parceiras, regido por contrato autónomo, que partilham entre si as responsabilidades de execução e de financiamento. A entidade promotora (e qualquer entidade participante) tem sempre identidade fiscal, podendo celebrar contratos e gerir financiamentos.

Entidade de acolhimento: entidade que disponibiliza recursos físicos e humanos para a realização de um projeto. No caso de consórcios entre várias entidades participantes, podem existir várias entidades de acolhimento.

Unidade de I&D: unidade funcional associada à entidade de acolhimento responsável pela execução do projeto. No caso de consórcios, podem estar envolvidas várias unidades de I&D.

Investigador responsável

É aquele que responde perante a entidade financiadora,  e em conjunto com a entidade promotora, pelas atividades desenvolvidas durante a execução do projeto.

Programas de Financiamento e cadeia contratual

Existe uma independência fundamental entre programas de financiamento e cadeias contratuais. As entidades oficiais nacionais e internacionais solicitam regularmente dados estatísticos relativos a estas matérias.

Exemplo

  • A Fundação pode ser contratada por uma empresa nacional no âmbito de um financiamento internacional; é o que acontece quando a organização internacional responsável pelo financiamento contrata uma entidade líder (nacional ou não) e esta constrói uma cadeia contratual que acabe por envolver a Fundação.

  • Do mesmo modo, a Fundação pode ainda subcontratar outras entidades para cumprir as suas obrigações. Neste caso, o financiamento é de facto internacional, embora o contratante da Fundação possa ser nacional. É importante para a Fundação ser capaz de contabilizar o mesmo contrato, seja para demonstrar o seu envolvimento com empresas nacionais, seja para demonstrar a sua capacidade de se financiar internacionalmente.

Terceira parte (third party)

Aplica-se, no âmbito de programas comunitários, às situações em que um dos membros de um consórcio usa recursos de uma entidade terceira com quem está relacionada, no âmbito de protocolos pré-existentes. Os custos desta terceira parte são elegíveis, embora não contem para efeitos de determinação de overheads. A indicação da intenção de associar uma terceira parte é quase sempre indicada em sede de candidatura.

A FFCUL pode utilizar a FCUL como terceira parte em projetos comunitários, embora seja sempre necessário obter previamente a autorização do líder do consórcio e do gestor do projeto por parte da Comissão.

Procedimentos gerais da FFCUL