7º Programa Quadro de Investigação e Desenvolvimento - FP7

O 7.º Programa-Quadro de Investigação e Desenvolvimento Tecnológico é o principal instrumento para financiar a investigação na Europa, e estará em vigor de 2007 a 2013, com um orçamento superior a 50 mil milhões de euros. O FP7 apoia a investigação em áreas prioritárias e o seu principal objetivo é tornar ou manter a União Europeia na posição de líder mundial nesses sectores. A Fundação tem vindo a desenvolver uma colaboração muito estreita com o Gabinete de Promoção do 7.º Programa-Quadro (GPPQ), pelo que a participação nas diversas reuniões de trabalho e sessões de esclarecimento organizadas pelo GPPQ fazem parte integrante das funções da Fundação..

Aspetos de grande importância

 Os investigadores da FCUL e a Fundação podem participar no FP7 quer como Coordenadores de projeto, quer como Beneficiários. Para além dos aspetos de visibilidade externa associados à Coordenação e à maior intervenção nos desafios de natureza científica e tecnológica, do ponto de vista financeiro o Coordenador poderá imputar uma maior percentagem de custos associados a tarefas de gestão. Do ponto de vista processual, um Coordenador tem ainda de ter maior intervenção na configuração do formulário eletrónico de candidatura, bem como no relacionamento com a Comissão e ainda do ponto de vista da execução e monitorização do projeto.

O pagamento de parte dos custos salariais dos docentes e investigadores com contrato com a FCUL constitui um dos aspetos mais relevantes deste financiamento comunitário e constitui a principal diferença em relação aos anteriores Programas-Quadro. Para tal, a Faculdade deve figurar como terceira parte (third party) da Fundação, o que viabiliza a transferência de parte da receita correspondente para a Faculdade. Apenas os custos salariais dos Bolseiros e Investigadores diretamente contratados pela Fundação podem ser considerados custos de mão-obra da Fundação. Note-se todavia que podem existir programas que não contemplem a intervenção de terceiras partes.

A percentagem de gastos gerais (overheads) varia consoante a natureza dos sub-programas do FP7, no entanto o método de cálculo dos Custos Indiretos utilizado pela FFCUL é o  Special Transition Flat Rate, significando que os Gastos Gerais da FFCUL são calculados a 60% sobre os custos diretos, sendo apenas financiada a 75%.

Os diferentes sub-programas diferem ainda na natureza das despesas não elegíveis. Por exemplo, o IVA não é considerado uma despesa elegível e deve ser suportado pela Fundação. Isto significa que o valor recebido pela Fundação a título de gastos gerais tem de ser suficiente para cobrir a totalidade das despesas não elegíveis e, simultaneamente, cobrir de forma razoável os custos efetivos da gestão da Fundação no projeto. É por esta razão que é imperioso validar previamente o orçamento com a Fundação, pois pode perfeitamente acontecer que a Fundação rejeite participar em projetos para os quais se deva constituir em entidade financiadora.

1 - Preparação da candidatura

O concurso é publicado no Jornal Oficial da União Europeia ou no portal para participantes do 7.º PQ. As candidaturas são efetuadas utilizando uma ferramenta online, o ‘Electronic Proposal Submission Service’ (EPSS).

Antes de responder a um convite e preparar a candidatura recomenda-se a consulta atenta no "Cordis" dos seguintes documentos:

  • Call Fiches: documento que define os temas para os quais existe a possibilidade de submeter uma candidatura, os vários tipos de tipos de projeto, a data limite de submissão e o tipo de submissão (em 1 ou 2 etapas);
  • Programa de Trabalhos: documento que descreve de forma concreta as expectativas da CE para cada um dos temas;
  • Guia do Candidato: documento que descreve a estrutura a que deve obedecer a apresentação da proposta e define os critérios de elegibilidade e de avaliação.

     

2 - Elaboração da proposta

As propostas são constituídas por duas partes, A e B:

  • Parte A (Formulário EPSS)
    • Informação Administrativa
    • Informação Financeira
       
  • Parte B (ficheiro Word)
    • Informação científica e tecnológica (a FFCUL disponibiliza também uma pequena descrição sobre a Instituição para inserir nesta parte)
    • Implementação
    • Impacto
       

Participação da FCUL como third party da Fundação

A FFCUL é, geralmente, a entidade beneficiária nos projetos do 7.º PQ, mas a participação da FCUL é assegurada pelo recurso à figura de third party. A FCUL actua como third party nestes projectos com base num Protocolo de colaboração assinado entre a FCUL e a FFCUL, o qual permite à FFCUL utilizar os recursos humanos e materiais da FCUL no âmbito da execução de projetos de I&D.

É a figura de third party que permite à FFCUL incluir o montante dos vencimentos do pessoal docente, de investigação ou técnico, correspondente aos números de horas de trabalho para o projeto.

Para que a participação da FCUL fique assegurada é fundamental identificar a FCUL como third party em sede de candidatura. Esta identificação é feita na descrição da Fundação, e do respetivo grupo/unidade de investigação. A forma de referenciação da Faculdade é disponibilizada pela Fundação.
 

Gastos Gerais

A FFCUL, enquanto entidade privada sem fins lucrativos de fomento à Investigação científica, utiliza, no âmbito do 7.º PQ, o método de cálculo de Gastos Gerais correspondente taxa de transição especial (Special Transition Flat Rate). Trata-se de uma taxa de custos indiretos de 60% sobre o total dos custos diretos do projeto, mas excluindo os custos de subcontratação.

O método de cálculo dos Gastos Gerais varia todavia consoante o tipo de atividade dos projetos, pelo que o envolvimento da Fundação a todos os níveis da preparação do orçamento do projeto é obrigatório.

Todos os orçamentos devem ser validados pela Fundação (Núcleo de Projectos Internacionais) antes da submissão de uma candidatura.

Se o investigador for Coordenador, cabe-lhe integrar toda a informação recebida de todos os beneficiários; caso contrário, deverá enviar para o Coordenador a informação das partes A e B. Chama-se a atenção que, em quase todos os programas existem limites máximos para a extensão de cada secção da proposta, pelo que a concisão é mandatória.
 

Orçamento - equipamento e subcontratação

As rubricas mais sensíveis durante a preparação de um orçamento para uma proposta do 7.º PQ são as rubricas de Equipamento e de Subcontratação.

No caso do equipamento só é elegível o montante correspondente à utilização do respectivo equipamento durante a execução do projeto, ou seja, a FFCUL só é reembolsada do custo correspondente à amortização contabilística do mesmo.

  • Exemplos
    • O custo de um computador (equipamento informático) adquirido no primeiro mês de execução de um projeto com uma duração de três anos, é totalmente reembolsado (com exceção do IVA) no final do terceiro ano do projeto;
    • No caso da aquisição de um equipamento científico, tipicamente amortizado em 7 ou 8 anos, o custo só será totalmente ressarcido à FFCUL no caso de um projeto que tenha a mesma duração (7 ou 8 anos). Este tipo de equipamento não é, regra geral, admitido em projetos com uma duração de 3 /4 anos.
       

Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA)

O IVA não é um custo elegível no âmbito dos Projectos do 7.º PQ, pelo que esse custo terá de ser suportado pela própria FFCUL, uma vez que não existe qualquer tipo de mecanismo de ressarcimento de IVA a funcionar, para esta tipologia de projetos, a nível nacional.

O orçamento neste tipo de projetos terá de encontrar um equilíbrio entre despesas com IVA (consumíveis, equipamento, etc.) e despesas sem IVA (Recursos Humanos).

 

Durante a preparação e submissão de candidaturas a Fundação encarrega-se de:

  • Registo no EPSS;
  • Preenchimento dos formulários no EPSS;
  • Preparação e validação de orçamentos;
  • Contacto com parceiros, GPPQ (Gabinete de Promoção do 7.º Programa Quadro de I&DT - e Comissão;
  • Leitura da parte técnica e aconselhamento (não técnico);
  • Submissão da proposta no EPSS e comunicação aos parceiros.
                   

Documentos e serviços disponibilizados pela FFCUL: 

  • Descrição da Instituição FFCUL;
  • Diversos ficheiros Excel que facilitam a construção do orçamento;
  • Análise das não elegibilidades e sua cobertura financeira;
  • Forma de envolvimento da FCUL como terceira parte.

 

3 - Submissão

A submissão de candidaturas é feita exclusivamente utilizando uma ferramenta on-line, o Electronic Proposal Submission Service’ (EPSS)

Antes de se registar no EPSS - e caso não o tenha - solicite o PIC (Participant Indentification Code) à FFCUL.

Durante a preparação e submissão de candidaturas a Fundação pode-se encarregar de:

  • Registo no EPSS;
  • Preenchimento dos formulários no EPSS;
  • Preparação e validação de orçamentos;
  • Contacto com parceiros, GPPQ (Gabinete de Promoção do 7.º Programa Quadro de I&DT - e Comissão;
  • Leitura da parte técnica e aconselhamento (não técnico);
  • Submissão da proposta no EPSS e comunicação aos parceiros.                   

É imperativo que o orçamento seja validado pela Fundação (Núcleo de Projectos Internacionais) antes da submissão de uma candidatura.

 

4 - Negociações

A fase de negociação de um projeto no âmbito do 7.º PQ inicia-se logo que o Coordenador da proposta tenha sido informado pela Comissão da sua aceitação e tiver recebido o convite para iniciar o processo de negociações. Este processo inicia-se, regra geral, com a reunião de negociação entre o Project Officer da CE e uma pequena equipa do projeto para tratar de aspetos técnicos, financeiros e/ou administrativos do projeto.

Este processo tem uma duração curta, dependendo das especificidades de cada projeto, e conclui-se com a assinatura do contrato entre a CE e as instituições que formam o consórcio.

A Fundação apoia o investigador na:

  • Preenchimento e validação dos dados que constam nos Grant Preparation Forms (GPFs - disponíveis na ferramenta online NEF);
  • Alteração dos orçamentos, se aplicável;
  • Assinatura dos GPFs;
  • Validação do Consortium Agreement;
  • Assinatura do Grant Agreement.

No caso em que o Investigador assuma as funções de Coordenador do projeto, a Fundação encarregar-se-á ainda de:

  • Contactos com o Project Officer da Comissão;
  • Contactos com os restantes beneficiários do projeto;
  • Preparação do Consortium Agreement;
  • Envio da documentação de todos os beneficiários do Consórcio para a Comissão.

O final das negociações culmina com a submissão dos GPFs no Participant Portal e com a assinatura do Grant Agreement.

 

5 - Execução

A data de início de projeto pode ser definida de acordo com as seguintes possibilidades:

  • O primeiro dia do mês imediatamente a seguir à data de assinatura do Grant Agreement pela Comissão;
  • Na data acordada com o Project Officer durante as negociações do projeto;
  • No caso das Ações Marie Curie, o início do projeto pode ocorrer num prazo máximo de12 meses após a assinatura do Grant Agreement.
     

Durante a execução, as tarefas da Fundação são as seguintes:

  • Preparação da reunião de arranque (kick-off meeting) do projeto quando se assume o papel de Coordenador;
  • Recebimento e transferência de verbas para parceiros;
  • Contratação de pessoal;
  • Aquisição de equipamento;
  • Validação e controlo das despesas;
  • Monitorização financeira da evolução do projeto;
  • Preparação e acompanhamento de auditorias;
    • Preparação de relatórios financeiros;
    • Fornecer o modelo de time-sheets;
  • Preparação e acompanhamento das reuniões de projeto (Steering Committee).
     

Cabe ao investigador garantir o correto preenchimento das time-sheets para a totalidade do período de participação em cada projeto, e entrando em conta com todos os projetos e atividades de ensino em que participa. As time-sheets são auditáveis e deve ser garantida a sua coerência, razão pela qual a sua gestão é centralizada e realizada em conjunto pela Fundação e pela Faculdade.