Política de Privacidade de Ciências ULisboa

A privacidade e a proteção dos dados pessoais representam um firme compromisso para Ciências, que atua no cumprimento das suas obrigações legais, em particular as que resultam da aplicação do novo Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), Regulamento 2016/679, de 27 de abril
de 2016 e da Lei de Proteção de Dados, Lei 58/2019, de 8 de agosto.

Assim, Ciências tem vindo a implementar um conjunto de medidas de modo a reforçar a sua Política de Privacidade, sendo uma prioridade a proteção dos dados pessoais da comunidade
académica e de quem interage ou colabora com a Faculdade.

Ciências, na medida em que trata dados pessoais nas suas diferentes áreas de atuação, quer através dos seus espaços físicos, quer através da plataforma online, garante a proteção dos dados pessoais, cujo tratamento é efetuado ao abrigo da legislação aplicável e da presente Política de
Privacidade.

Ciências implementa e apoia as medidas adotadas pela Universidade de Lisboa, que no estrito cumprimento da Lei introduziu novas práticas de segurança e melhorou os seus procedimentos internos com o objetivo, sempre presente, de garantir a segurança dos dados a que tem acesso,
dinamizando por cada uma Escolas, unidades de investigação e outras unidades, estruturas e serviços que a integram uma política harmonizada de tratamento de dados com a implementação em rede de medidas conjuntas que permitam criar práticas comuns de tratamento, proteção e segurança de dados pessoais, respeitando a autonomia e responsabilidade de cada uma destas entidades no tratamento de dados pessoais.

A proteção de Dados Pessoais é um direito fundamental, pelo que a sua privacidade é importante para Ciências, por isso esclarece os Dados Pessoais que recolhe, para que finalidades, os princípios que orientam esta utilização e quais os direitos que assistem aos titulares desses mesmos dados. É com o propósito da salvaguarda da proteção de dados que, enquanto Responsável pelo Tratamento dos seus Dados, Ciências:

• assegura que o tratamento dos Dados Pessoais é efetuado no âmbito da(s) finalidade(s) para os quais os mesmos foram recolhidos ou para finalidades compatíveis com o(s) propósito(s) inicial(is) para que foram recolhidos;

• ​assume o compromisso de implementar uma cultura de minimização de Dados, em que apenas se recolhe, utiliza e conserva os Dados Pessoais estritamente necessários ao desenvolvimento da sua atividade.

Para o efeito, aconselha-se a leitura da política de privacidade (este documento), de modo a poder tomar conhecimento dos seus direitos, as condições em que disponibiliza os seus dados pessoais, autoriza a sua recolha, uso e divulgação.

Através desta Política, Ciências reconhece a importância da segurança dos dados pessoais que trata e assegura a proteção da privacidade dos respetivos titulares, sem prejudicar o objeto e concretização plena das diferentes áreas em que atua.
Nesta Política, presta ainda informação sobre as regras, os princípios e as boas práticas que observa no âmbito do tratamento dos dados pessoais que lhe são confiados, em conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) e demais legislação aplicável, e sobre os meios que os titulares dos dados têm ao seu dispor para exercício dos respetivos direitos.

No âmbito da atividade que desenvolve nas suas diferentes áreas de atuação, Ciências é a entidade responsável pelo tratamento de dados pessoais a que tem acesso, podendo ser contactada através do seguinte endereço de e-mail: protecaodados@ciencias.ulisboa.pt

Atendendo à obrigação legal que resulta da alínea a) do n.º 1 do artigo 37.º do RGPD, Ciências designou um Encarregado de Proteção de Dados (EPD), responsável por garantir, entre outros aspetos, a conformidade das atividades de tratamento e proteção de dados pessoais com a legislação aplicável e com a presente Política de Privacidade.
Entre outras funções, é da sua responsabilidade:

• Monitorizar a conformidade do tratamento de dados com as normas aplicáveis;

• Servir de ponto de contacto para o esclarecimento de questões relativas ao tratamento de dados;

• Cooperar com a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), na sua qualidade de autoridade de controlo;

• Prestar informação e aconselhar a Faculdade, ou as entidades subcontratadas, sobre as suas obrigações no âmbito da privacidade e proteção de dados.

O EPD de Ciências é o Dr. Tiago Abade (designado pelo Despacho D/45/2020, de 04 de novembro).
Assim, os titulares de dados pessoais, caso o pretendam, podem endereçar uma comunicação ao EPD, relativamente a assuntos relacionados com o tratamento de dados pessoais, utilizando, para o efeito, o seguinte email: rgpd@ulisboa.pt.

Ciências reserva-se ao direito de proceder a alterações à presente Política de Privacidade, sendo as alterações devidamente publicitadas no respetivo website e/ou noutros canais que considere adequados.

Os websites de Ciências utilizam cookies de sessão, apenas para analisar padrões de tráfego na web ou para permitir identificar problemas e fornecer uma melhor experiência de navegação. Todos os browsers permitem ao utilizador aceitar, recusar ou apagar cookies, nomeadamente através da seleção das definições apropriadas no respetivo navegador. Genericamente, os cookies poderão ser configurados no menu "opções" ou "preferências" do browser do utilizador. As preferências de cookies específicas para os websites de Ciências podem ser editadas também diretamente no site. Note-se, no  entanto, que, ao desativar cookies, o utilizador poderá impedir que alguns serviços da web funcionem corretamente, afetando, parcial ou totalmente, a navegação no website. Para saber mais sobre os cookies, incluindo a forma de ver que os cookies foram criados, como gerenciar e excluí-los, visite https://www.allaboutcookies.org que inclui informações sobre como gerir as suas configurações para os vários fornecedores de navegadores.
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Aceitação destes termos
Ao ter aceite, voluntariamente e expressamente, a política de cookies no sítio da Faculdade, concordou com a recolha e uso das suas informações tal como estabelecido nesta Política de cookies.

A Política de Privacidade 360.º da Universidade de Lisboa

Política de privacidade 360.º

A Universidade de Lisboa desenvolveu e implementou uma Política de Privacidade 360.º que inclui um vasto conjunto de medidas para proteção dos seus dados pessoais. A implementação desta política resultou da identificação dos dados pessoais da sua responsabilidade, da avaliação da qualidade dos dados, do desenvolvimento de um registo de tratamento de dados, da definição de controlos de segurança, da proteção e monitorização dos dados e, por último, da subsequente implementação de novos procedimentos. A presente informação, pretende de forma estruturada e simplificada apresentar a respetiva política de privacidade para uma maior transparência sobre como tratamos os dados pessoais.

Dados Pessoais são qualquer informação, de qualquer natureza e em qualquer suporte (ex: som ou imagem), relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável (designado por “titular dos dados”). É considerada identificável a pessoa singular que possa ser identificada direta ou indiretamente, designadamente, através de um nome, de um número de identificação, de um dado de localização, de um identificador eletrónico ou de outros elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular.

Dados sensíveis são todos os dados pessoais que estão sujeitos a condições de tratamento específicas. Enquadram-se neste universo:

• Os dados pessoais que revelem a origem racial ou étnica, as opiniões políticas, as convicções religiosas ou filosóficas e a filiação sindical;

• Os dados genéticos;

• Os dados biométricos tratados com o objetivo de identificar uma pessoa de forma inequívoca;

• Os dados relacionados com a saúde;

• Os dados relativos à vida sexual ou orientação sexual da pessoa.

É titular de dados qualquer pessoa singular a quem os dados pessoais digam respeito. No contexto da atividade desenvolvida em Ciências, são titulares de dados: os membros dos órgãos universitários, os docentes, os estudantes, os colaboradores, os funcionários independentemente do seu vínculo contratual, e demais prestadores de serviços, os investigadores, elementos que colaborem direta ou indiretamente com a Faculdade, bem como todas as pessoas singulares que remetam os seus dados ou autorizem a Faculdade a utilizar os seus dados.

Ciências trata dados pessoais de diferente natureza e sensibilidade, bem como de finalidade associada ao tratamento desses dados, como sejam, a título exemplificativo:

Dados pessoais de identificação: nome, data de nascimento, local de nascimento, sexo, nacionalidade, morada, número de telefone, habilitações profissionais, e-mail, número de identificação civil e/ou passaporte, número de contribuinte, número de carta de condução e número de segurança social;

Situação familiar: estado civil, nome do cônjuge, filhos ou pessoas dependentes e/ou qualquer outra informação necessária para determinar os complementos salariais;

Atividade profissional: horário, local de trabalho, data de admissão, cargo, categoria profissional e duração da experiência na categoria, nível salarial, tipologia do vínculo contratual e certificado(s) de qualificação profissional;

Informações financeiras: remuneração, remunerações suplementares, variáveis ou montantes fixos, subsídios, férias, assiduidade, licenças, ou outras informações relacionadas com remunerações suplementares, montante ou taxas de contribuições obrigatórias ou facultativas, métodos de pagamento, nome do banco e número da conta bancária (NIB ou IBAN), declaração de compatibilidade de funções (quando aplicável);

​Categorias especiais de dados pessoais: grau de incapacidade do funcionário ou aluno e/ou de qualquer membro do seu agregado familiar, possível incapacidade temporária como resultado de acidentes de trabalho ou doenças profissionais e baixas por doença.

Ciências possui o registo de tratamento de dados, nos termos do artigo 30.º do RGPD, no qual estão identificados:

• O nome e os contactos do responsável pelo tratamento e, sendo caso disso, de qualquer responsável conjunto pelo tratamento, do representante do responsável pelo tratamento e do encarregado da proteção de dados;

• As finalidades do tratamento dos dados;

• A descrição das categorias de titulares de dados e das categorias de dados pessoais;

• Os prazos previstos para o apagamento das diferentes categorias de dados;

As medidas técnicas e organizativas no domínio da segurança implementada para assegurar pseudonimização e a cifragem dos dados pessoais e a capacidade de assegurar a confidencialidade, integridade, disponibilidade e resiliência permanentes dos sistemas e dos serviços de tratamento.

No âmbito do tratamento de dados pessoais, Ciências observa os seguintes princípios fundamentais:

• Princípio da lealdade, licitude e transparência: os dados pessoais são objeto de um tratamento lícito, leal e transparente em relação ao titular dos dados;

• Princípio da limitação das finalidades: os dados pessoais são recolhidos para finalidades determinadas, explícitas e legítimas, não sendo tratados posteriormente de uma forma incompatível com essas finalidades;

• Princípio da minimização dos dados: os dados pessoais serão adequados, pertinentes e limitados ao que é necessário relativamente às finalidades para as quais são tratados;

• Princípio da exatidão: os dados pessoais serão exatos e atualizados sempre que necessário, sendo adotadas todas as medidas adequadas para que os dados inexatos, tendo em conta as finalidades para que são tratados, sejam apagados ou retificados sem demora;

• Princípio da limitação da conservação: os dados pessoais serão conservados de uma forma que permite a identificação dos titulares apenas durante o período necessário para as finalidades para as quais os dados são tratados;

• Princípio da integridade e confidencialidade: os dados pessoais serão tratados de uma forma que garanta a sua segurança, incluindo a proteção contra o seu tratamento não autorizado ou ilícito e contra a sua perda, destruição ou danificação acidental, sendo adotadas as medidas técnicas ou organizativas adequadas.

Enquanto responsável pelo tratamento, Ciências compromete-se a assegurar que o tratamento dos dados dos titulares é feito no estrito cumprimento dos princípios mencionados, e que está em condições de poder comprovar o cumprimento dos mesmos.

Ciências apenas trata dados pessoais sempre que se verifique, pelo menos, uma das seguintes situações:

a) Consentimento do titular: quando o titular dos dados tiver dado o seu consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais, para uma ou mais finalidades específicas, mediante expresso consentimento, que indique uma manifestação de vontade livre, específica, informada e inequívoca de que o titular consente no tratamento dos seus dados. O consentimento poderá ser obtido por quaisquer meios (incluindo eletrónico), conservando a Faculdade um registo do mesmo, como forma de poder comprovar que o titular deu o seu consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais.

O titular dos dados tem o direito de retirar o seu consentimento a qualquer momento, sendo que a retirada do consentimento não compromete a licitude do tratamento efetuado com base no consentimento previamente dado.

b) Execução de contrato ou diligências pré-contratuais: quando o tratamento for necessário para a execução de um contrato no qual o titular dos dados é parte, ou para diligências pré-contratuais a pedido do titular.

Nesta situação, enquadram-se, a título exemplificativo, o tratamento de dados pessoais dos docentes, colaboradores, alunos e prestadores de serviços de Ciências no âmbito da gestão da relação laboral ou de ensino estabelecida ou, no caso dos prestadores de serviços, no âmbito da relação contratual.

c) Cumprimento de obrigação legal: quando o tratamento for necessário para o cumprimento de uma obrigação jurídica/legal. Nesta situação, enquadra-se, por exemplo, o tratamento de dados pessoais para cumprimento de obrigações legais que decorram de obrigações declarativas à Segurança Social, Administração Fiscal ou outras Autoridades Administrativas, incluindo o Ministério da Tutela.

d) Interesses vitais: quando o tratamento for necessário para a defesa de interesses vitais do titular dos dados ou de outra pessoa singular, exemplo, no caso de emergências médicas.

e) Interesse público/autoridade pública: quando o tratamento for necessário ao exercício de funções de interesse público. Por exemplo, na necessidade de alertas junto da Direção Geral de Saúde. Ciências é uma entidade pública e a atividade educativa é conduzida pelo interesse público, pelo que grande parte da atividade tem essa fundamentação ainda que deva ser avaliada em cada processo de tratamento.

f) Interesse legítimo: quando o tratamento for necessário para efeito dos interesses legítimos prosseguidos pela Faculdade ou por terceiros, exceto se prevalecerem os interesses ou direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais.

Considerando a diversidade das suas áreas de atuação, Ciências trata dados pessoais para as seguintes finalidades:

• Dados financeiros – para pagamento de remuneração dos seus colaboradores e aquisição de serviços; gestão de pagamentos; receção e tratamento de propostas apresentadas em procedimentos aquisitivos; execução de contratos estabelecidos com fornecedores.

• Procedimentos contratuais – elaboração de contratos, instruindo e praticando os inerentes procedimentos técnicos. Receção e tratamento de pedidos de suporte informático; Desenvolvimento de novas soluções informáticas para a comunidade académica;

• Recursos Humanos - gestão de recursos humanos (assiduidade e gestão de horários); processamento salarial; avaliação de desempenho; promoção da segurança, higiene e saúde no trabalho; atribuição de benefícios sociais aos trabalhadores;

• Atividades desenvolvidas – organização de eventos no âmbito dos seus princípios e estatutos, realização de seguros de eventos junto de entidades seguradoras, participação em eventos internacionais, cooperação com outras instituições homólogas.

• Divulgação de eventos e oportunidades relevantes para a comunidade, desde que enquadrados nos princípios e estatutos de Ciências.

Os dados pessoais são conservados apenas durante o período de tempo necessário para a realização das finalidades para as quais são tratados. Ciências cumpre os prazos máximos de conservação legalmente estabelecidos. No entanto, os dados poderão ser conservados por períodos mais longos, para fins de interesse público, cumprimento de finalidades distintas que possam subsistir, como, por exemplo, o exercício de um direito num processo judicial, fins de arquivo de interesse público, fins de investigação científica ou histórica ou fins estatísticos, aplicando – nesse caso – todas as medidas técnicas e organizativas adequadas para a salvaguarda dos dados pessoais.
Essas garantias implicam a adoção de medidas técnicas e organizativas que visem assegurar, nomeadamente, o respeito pelo princípio da minimização dos dados e pela pseudonimização dos mesmos.

Ciências pode recolher dados de forma direta (i.e., diretamente junto do titular dos dados) ou de forma indireta (i.e., através de terceiros). A recolha pode ser feita através dos seguintes canais:

• Recolha direta: presencialmente, por telefone, por e-mail, através das suas plataformas (exemplo: sistema académico Fénix e Moodle, financeiro e de recursos Humanos, SAP);

• Recolha indireta: através dos seus parceiros (exemplo, Universidades ou Escolas Parceiras).

Ciências assegura aos titulares dos dados o exercício dos respetivos direitos, nos termos da legislação aplicável no âmbito da proteção de dados pessoais, nomeadamente:

• Direito de acesso: o titular tem o direito de obter a confirmação de que os dados pessoais que lhe dizem respeito são ou não objeto de tratamento e, sendo o caso, o direito de aceder aos seus dados pessoais.

• Direito de retificação:  o titular tem o direito de solicitar, a qualquer momento, a retificação dos seus dados pessoais e, bem assim, o direito a que os seus dados pessoais incompletos sejam completados, incluindo por meio de uma declaração adicional.

• Direito ao apagamento:  o titular tem o direito de obter o apagamento dos seus dados quando se aplique um dos seguintes motivos: (i) os dados do titular deixarem de ser necessários para a finalidade que motivou a sua recolha ou tratamento; (ii) o titular retirar o consentimento em que se baseia o tratamento dos dados e não existir outro fundamento jurídico para o referido tratamento; (iii) o titular opor-se ao tratamento ao abrigo do direito de oposição e não existirem interesses legítimos prevalecentes que justifiquem o tratamento; (iv) caso os dados do titular sejam tratados ilicitamente; (v) caso os dados do titular tiverem de ser apagados para o cumprimento de uma obrigação jurídica a que a Faculdade ou subcontratante estejam sujeitos. Nos termos legais aplicáveis, Ciências não tem a obrigação de apagar os dados do titular na medida em que o seu tratamento se revele necessário ao cumprimento de uma obrigação legal a que esteja sujeita ou para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito em processo judicial.

• Direito à limitação:  o titular tem o direito de obter a limitação do tratamento dos seus dados se se aplicar uma das seguintes situações:  (i) se contestar a exatidão dos dados pessoais, durante um período que permita verificar a sua exatidão; (ii) se o tratamento for ilícito e o titular se opuser ao apagamento dos dados, solicitando, em contrapartida, a limitação da sua utilização; (iii) se a Faculdade já não precisar dos dados do titular para fins de tratamento, mas esses dados sejam requeridos pelo titular para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial.

• Direito de portabilidade:  o titular tem o direito de receber os dados pessoais que lhe digam respeito, num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática, e o direito de transmitir esses dados a outro responsável pelo tratamento, se: (i) o tratamento se basear no consentimento ou num contrato de que o titular é parte e (ii) o tratamento for realizado por meios automatizados.

• Direito de oposição:  o titular tem o direito de se opor a qualquer momento, por motivos relacionados com a sua situação particular, ao tratamento dos dados pessoais que lhe digam respeito que assente no exercício de interesses legítimos prosseguidos ou quando o tratamento for efetuado para fins que não sejam aqueles para os quais os dados pessoais foram recolhidos.

O titular dispõe ainda do direito de apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD). 

Os direitos podem ser exercidos pelo titular mediante contacto com a Faculdade que dará resposta por escrito (incluindo por meios eletrónicos) no prazo máximo de um mês, a contar da receção do pedido, salvo em casos de especial complexidade e elevado número de pedidos, em que esse prazo pode ser prorrogado até dois meses, através dos seguintes meios:
Correio ou presencial, no seguinte endereço: Faculdade de Ciências da Universidade de Lisboa,
Campo Grande, 1749-016 Lisboa.
Através de e-mail: protecaodados@ciencias.ulisboa.pt.

O titular dos dados pode reclamar diretamente à Autoridade Nacional de Controlo de Dados Pessoais, a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), utilizando os contactos disponibilizados por esta entidade para o efeito (em www.cnpd.pt).

Tendo em conta os princípios da proporcionalidade e adequabilidade, da segurança, os custos de aplicação e a natureza, o âmbito, o contexto e as finalidades do tratamento, bem como os riscos de probabilidade, Ciências aplica medidas técnicas e organizativas adequadas para assegurar um nível de segurança dos dados pessoais apropriado ao risco, como, por exemplo:

• Utilização de firewall e sistemas de deteção de intrusão nos seus sistemas de informação;

• Aplicação de procedimentos de controlo de acessos, com recurso a perfis de acesso diferenciado e com base no princípio da necessidade de saber;

• Registo de ações efetuadas sobre os sistemas de informação que contenham dados pessoais (login);

• Execução de um plano de backups;

• Proteção de receção e envio de emails corporativos e de publicidade não solicitada;

• Instalação, manutenção e gestão dos sistemas de antivírus nos computadores da Faculdade;

• Controlo de acessos às instalações físicas;

• Sistema de deteção automática de incêndio e de deteção de intrusão;

• Execução de ações de formação e/ou sensibilização em segurança da informação e proteção de dados.

Ciências poderá recorrer a outras entidades por si contratadas (subcontratantes), para, em seu nome, e de acordo com as suas instruções, procederem ao tratamento dos dados do titular, em estrito cumprimento do disposto no RGPD e demais legislação nacional em matéria de proteção de dados pessoais e da presente Política.

Os subcontratantes não poderão transmitir os dados do titular a outras entidades sem que Ciências tenha dado, previamente e por escrito, autorização para tal, estando também impedidos de contratar outras entidades sem autorização prévia da Faculdade.

Ciências compromete-se a assegurar que estes subcontratantes serão sempre entidades que apresentem garantias suficientes de execução das medidas técnicas e organizativas adequadas, de forma a assegurar a privacidade dos dados dos titulares e a defesa dos seus direitos.

Todos os subcontratantes ficam vinculados à Faculdade ou à Universidade de Lisboa através de um contrato escrito que inclui, o objeto e a duração do tratamento, a natureza e finalidade do tratamento, o tipo de dados pessoais, as categorias dos titulares dos dados, os direitos e obrigações das partes, incluindo o dever de confidencialidade, e as medidas de segurança a implementar.

Ciências está vinculada à Lei e ao cumprimento dos procedimentos administrativos e, nessa medida, obrigada a transmitir dados, incluindo dados pessoais, a outras entidades, nomeadamente, a:

• Autoridade Tributária;

• Segurança Social e/ou Caixa Geral de Aposentações;

• Embaixadas;

• Corpos profissionais;

• Instituições de pesquisa;

• Companhias de seguros;

• Outras instituições públicas;

• Organismos de acreditação do Ensino Superior;

• Organizações no quadro da Ação Social no Ensino Superior;

• Universidades parceiras para fins do programa Erasmus, ou equiparados;

• Agências de Financiamento / Instituições Parceiras que submetem candidaturas a financiamentos nacionais ou comunitários.

Sempre que ocorra a partilha de informações pessoais com uma destas entidades, Ciências avaliará a necessidade de obtenção, quando necessário, do respetivo consentimento e tomará todas as medidas e/ou ações necessárias, para confirmar que estas executarão as suas funções de acordo com os princípios do RGPD.

Em caso de violação de dados pessoais, e na medida em que tal violação seja suscetível de resultar num risco elevado para os direitos e liberdades do titular, o Encarregado de Proteção de Dados notificará a autoridade de controlo nacional dessa violação, bem como comunicará a violação ao titular dos dados, até 72 horas após ter tido conhecimento da mesma.
Nos termos do RGPD, a comunicação ao titular não é exigida nos seguintes casos:

• caso a Faculdade tenha aplicado medidas de proteção adequadas, tanto técnicas como organizativas, e essas medidas tenham sido aplicadas aos dados pessoais afetados pela violação de dados pessoais, especialmente medidas que tornem os dados pessoais incompreensíveis para qualquer pessoa não autorizada a aceder a esses dados, tais como a cifragem;

• caso a Faculdade tenha tomado medidas subsequentes que assegurem que o elevado risco para os direitos e liberdades do titular já não é suscetível de se concretizar;

• se a comunicação ao titular implique um esforço desproporcionado para a Faculdade, caso em que esta fará uma comunicação pública ou tomará uma medida semelhante através da qual o titular será informado.

Qualquer violação de dados pessoais, cujo tratamento seja da responsabilidade de Ciências, poderá ser reportada através de e-mail para protecaodados@ciencias.ulisboa.pt.

Recomendamos que consulte periodicamente a nossa política de privacidade para se manter informado sobre o modo como a Universidade de Lisboa e a Faculdade de Ciências protegem os seus Dados Pessoais e sobre as informações e direitos que lhe assistem.

Ciências ULisboa, 1 de agosto de 2021.