Reserva do Sistema portátil de Videoconferência

As reservas dos equipamentos portáteis de Videoconferência são geridas pela plataforma Microsoft Outlook, que permite também a gestão de calendários e a leitura de correio eletrónico. Na prática, existem 2 equipamentos que podem ser solicitados e cada um tem um calendário eletrónico próprio, tal como qualquer utilizador.

Estes 2 equipamentos estão alocados, um na portaria do C6 e o outro na portaria do C8.

A reserva do equipamento corresponde à marcação de um evento simultaneamente no calendário do utilizador que faz a reserva e no calendário do equipamento respetivo. O Outlook facilita o processo por indicar imediatamente se o mesmo está ou não disponível para o horário pretendido. Podem realizar pedidos de reserva do equipamento portátil de Videoconferência docentes, investigadores e funcionários não docentes de Ciências.

As instruções seguintes foram preparadas utilizando a interface web disponível em http://webmail.ciencias.ulisboa.pt. No entanto, a mesma operação, e com ecrãs muito semelhantes, pode ser realizada utilizando o Outlook, disponível para os sistemas operativos Windows e Macintosh.

Para reservar um equipamento portátil de Videoconferência realize os seguintes passos:

1. Num browser aceda ao serviço de webmail e efetue o respetivo login ou aceda à aplicação outlook no seu computador pessoal.

2. Após realizar com sucesso o login, selecionar o botão 1 e de seguida selecionar o calendário

3. Selecionar a opção de um novo evento, abrindo o Menu Novo e depois selecionar “Evento de calendário”.

4. Preencha os detalhes do evento com o nome do mesmo, data e hora de início e fim do evento. Em relação à localização deve clicar no respetivo campo e adicionar a sala previamente reservada para o efeito. Após isso deve visualizar os dois sistemas se estiverem disponíveis para o horário pretendido, nesse caso deve clicar no sistema C6 ou C8. No caso de não estarem disponíveis terá que escolher outro horário no calendário ou escolher outro sistema de videoconferência disponível em Ciências.

5. Neste ponto pode ainda visualizar na coluna do lado direito a marcação do seu evento no calendário e alterar o horário se necessário. Ao clicar em Enviar, está a confirmar o seu pedido de reserva do equipamento.

6. O evento fica simultaneamente associado ao calendário pessoal e ao do equipamento solicitado.

7. A confirmação da reserva do equipamento será feita posteriormente e receberá um e-mail confirmando ou não o seu pedido.

Para consultar as reservas listadas basta aceder ao calendário individual de cada equipamento de Videoconferência. Para o fazer, siga os passos de autenticação e acesso à página de calendário indicadas nos pontos 1 e 2 anteriores. Em seguida:

      8. Com o rato em cima do menu Outros calendários clicar no botão do lado direito e selecionar "Abrir calendário":

       9. No campo do diretório: escrever VideoConferencia-C6 ou VideoConferencia-C8, conforme o calendário que desejar abrir.

      10. De seguida clicar no botão Abrir:

      11. Agora tem acesso aos dois calendários e pode ver todos os agendamentos marcados nos dois equipamentos.

12. Faz parte de cada equipamento do sistema de videoconferência os seguintes componentes:

• 1 Câmara

• 1 Microfone

• 1 Tripé

• 1 Comando da Câmara

• 1 Apresentador

• Cabos de ligação

• 1 Diagrama explicativo das ligações da Videoconferência

Se o utilizador tiver alguma dúvida ou precisar de apoio na montagem e configuração do sistema de Videoconferência pode enviar um e-mail para o GDAF (apoiopedagogico@ciencias.ulisboa.pt), que prontamente se disponibilizará para o apoiar.

Será também necessário o utilizador fazer com antecedência a reserva da sala onde pretende fazer a Videoconferência. O pedido de reserva de sala é realizado no Portal de Ciências.

1. Ligar o cado HDMI instalado na sala (projetor) ao seu portátil

2. Instalar a camara em local apropriado com boa visão para a mesa ou oradores

3. Ligar o cabo RJ45 na camara e no microfone

4. Ligar o cabo USB na camara e no portátil

5. Ligar o carregador na camara